Consultance de terrain

C'est quoi ?

C'est donner rapidement (15 jours de prestation) à une collectivité des recommandations organisationnelles et des méthodes pour mettre en place une GRU adaptée à son contexte propre. Ça doit se matérialiser in fine dans un rapport (enjeux, objectifs, périmètre, ressources, planning, méthode), éventuellement des schémas d'instructions (mais plutôt un prototype).

Comment ?

Pendant les 15 jours prestés nous allons :

  • Apporter notre vision et notre expérience, telles que développées dans notre livre blanc, concernant la mise en place d'une GRU. La définition des enjeux et des objectifs se fait à l'issue d'une unique réunion de cadrage.
  • Faire un plan de bataille adapté aux objectifs et aux moyens :
    • Identifier les ressources : finances, organisation de l'équipe, sponsor
    • définition d'un périmètre adapté aux ressources en classant les démarches dématérialisables à l'aide d'un ratio intérêt/complexité
    • planning[1] : phasage pour séparer les complexités organisationnelles et techniques
    • méthodes : agilité, co-construction, ateliers
  • Séparer le bon grain de l'ivraie concernant ce que les services veulent faire en matière de GRU : ateliers de co-production centrés sur le fonctionnement des services.

Pourquoi Entr'ouvert ?

L'agilité est devenue une tarte à la crème dans le monde de l'informatique. Elle se sophistique au point que l'on peut trouver des manuels de 500 pages décrivant des méthodes agiles...
On oublie que l'agilité est apparue en Suède à partir des années 1980, dans la construction et les travaux publics, parce que les projets traditionnels - menés avec une planification détaillée et structurée - explosaient fréquemment budgets et délais. C'est cette agilité originelle qui nous guide.

Nous prônons l'utilisation d'un langage clair : pas de bullshit bingo, pas de chaîne de valeur, de marketing équipe, de blockchain, de pitch ou de disrupter.
Notre langue possède suffisamment de mots simples et précis pour décrire ce qui doit être fait, nul besoin de se mettre ces obstacles factices en travers de la route simplement pour paraître plus savant.

Nous sommes à l'opposé de ces consultants qui ne connaissant pas votre métier, s'appliquent tout de même à vous l'expliquer :

  • Nous connaissons les métiers des collectivités depuis 18 ans. Parce que nous les connaissons, nous savons que les services sont les seuls à maîtriser lesdits métiers dans le détail. Ce sont ces détails que nous devons aller chercher lors des ateliers pour fluidifier les process.
  • Nous voulons agir vite. Plutôt que de multiplier les réunions qui finissent par être l'objet d'une attention et d'une motivation incertaines de la part des participants, nous faisons un atelier unique avec un service. C'est pour cela que nous livrons les résultats de notre analyse 1 mois après la commande.
  • Notre analyse est centrée sur l'usager et sur les services, les deux jambes du projet.
  • Nous n'essayons pas à tout crin de réduire l'incertitude, il faut au contraire l'accueillir, on a le droit à l'expérimentation et à l'erreur
  • Nous misons sur la richesse et la responsabilisation des équipes
  • Nous prônons une politique des petits pas, des itérations multiples

Méthodes

  • On commence par une réunion de cadrage (enjeux, objectifs, périmètre, ressources) dans laquelle il faut mobiliser les décideurs. Un projet transversal comme la GRU a peu de chances d'aboutir s'il n'est pas porté par un sponsor fort. Des représentants de la DGS et éventuellement un élu doivent participer à cette réunion de cadrage initiale.
  • Étude de l'accueil usager (guichet, tel, courrier)
  • On identifie 3 services cibles chacun sera l'objet d'un atelier.
  • Les ateliers sont aussi le lieu d'un transfert de compétence d'Entr'ouvert vers le responsable du projet GRU de la collectivité, pour le guider dans son dialogue futur avec les services.

Livrables

  • CR de la réunion de cadrage avec le sponsor
  • CR des ateliers
  • CR Accueil usager
  • Prototype
  • Rapport d'analyse
  • Cahier des charges pour la solution de GRU (si commandé)

[1] La planification n'est pas un exercice ésotérique, réservé à quelques spécialistes munis de diagrammes cabalistiques plaisamment baptisés PERT ou GANTT. Il s'agit d'une démarche collective conduite régulièrement par tous les intervenants.